Comment planifier la réponse d’un appel d’offre ?

Prenez toujours le temps d’évaluer soigneusement les opportunités d’appel d’offres. Un appel d’offres bien documenté, suivi d’une réponse planifiée, augmente vos chances de réussite et réduit le gaspillage de temps et de coûts pour votre entreprise. Ce qui suit est une méthode étape-par-étape suggérée pour organiser votre réponse d’offre.

Étape 1 : Examiner la demande d’offre

La première étape de la planification d’une réponse à un appel d’offres consiste à analyser la demande d’appel d’offres. Toutes les demandes d’appels d’offres du gouvernement – souvent appelées «appels d’offres public » contiendront les éléments communs suivants:

aperçu des exigences de l’emploi
liste des critères que les fournisseurs doivent respecter
instructions sur le processus d’appel d’offres.

Lisez attentivement les spécifications de l’appel d’offres, les conditions du contrat et familiarisez-vous avec les politiques, les directives et les lois d’appel d’offres. Des informations sur les termes et conditions peuvent être trouvées sur les pages web du gouvernement sur les marchés publics, et cela en fonction du pays où vous vous trouvez. Une fois que vous aurez compris la demande d’appel d’offres, vous devrez alors déterminer si cette opportunité convient à votre entreprise, et si vous êtes en mesure de répondre aux attentes de l’offrant.

Étape 2 : Confirmez la capacité de votre entreprise pour le travail

Après avoir examiné la demande d’appel d’offres, vous devez ensuite confirmer la capacité de votre entreprise pour l’emploi :

Listez tous les composants du travail.
Identifiez les tâches et les exigences que vous pouvez rencontrer en toute confiance, ainsi que tous les facteurs qui vous préoccupent. Passez en revue tout travail similaire que vous avez effectué récemment.
Confirmez que vous avez les licences, les enregistrements ou les accréditations nécessaires.
Assurez-vous de pouvoir livrer tous les biens ou services spécifiés dans les délais requis. Si vous ne le pouvez pas, envisagez de vous associer à une autre entreprise.
Analysez vos coûts pour assurer un bon retour sur votre investissement dans le projet. Restez concentré sur ce que le cahier des charges demande.
Considérez attentivement les risques que vous pourriez rencontrer si vous remportez le contrat et comment vous allez gérer ou minimiser les risques.

Vous pouvez utiliser des méthodologies dédiées à rédiger un mémoire technique pour appel d’offre pour vous aider à déterminer la capacité de votre entreprise à répondre aux exigences de l’appel d’offres.

Étape 3 : Connaître le porteur de projet

La prochaine étape de la planification est de rechercher votre porteur de projet. Cela implique de recueillir autant d’informations que possible sur l’organisme gouvernemental qui demande la soumission et le travail dont ils ont besoin. Par exemple, l’agence a-t-elle de fortes préoccupations environnementales? Cet appel d’offres est-il particulièrement sensible au temps? Quels problèmes entraînent la demande de soumission? Avoir des informations détaillées sur votre client potentiel vous aidera à adapter une offre à leurs besoins spécifiques. Assistez à toutes les séances d’information sur le processus d’appel d’offres si vous le pouvez. Si vous avez des questions, contactez le coordonnateur des appels d’offres. Cela peut également vous aider à établir un rapport avec les contacts clés.