Des conseils simples pour des réunions plus heureuses et plus productives

Demandez-vous :  » Cette réunion est-elle nécessaire ?

Passez en revue cette série de questions rapides pour évaluer si vous avez besoin de vous réunir en premier lieu :

• Ma réunion a-t-elle un but/objectif clair ?
• La collaboration et les discussions ouvertes sont-elles essentielles pour atteindre mes objectifs ?
• Dois-je discuter d’informations complexes ou sensibles ?

Si vous avez répondu par l’affirmative, une réunion est probablement le meilleur format pour votre objectif. Sinon, demandez-vous si vous ne devriez pas plutôt utiliser le courrier électronique, la messagerie instantanée ou un appel téléphonique rapide.

Réduisez votre liste d’invités

Les personnes figurant sur votre liste d’invités jouent-elles un rôle actif dans la réalisation de l’objectif de votre réunion ? Si l’objectif est la collaboration, essayez de vous en tenir à cinq ou sept personnes. Sinon, vous vous retrouverez avec beaucoup de participants à l’appel mais seulement quelques-uns qui y contribueront.

Créez et faites circuler un ordre du jour

Les ordres du jour aident à maintenir la conversation sur la bonne voie et rendent les réunions en visio (en visio / visioconférence) plus productives. Préparez votre ordre du jour à l’avance et envoyez-le à tous les participants pour leur permettre de formuler leurs idées et de se mettre à jour sur le sujet abordé.

Choisissez la bonne durée

Essayez de limiter la durée des réunions à moins de 45 minutes et évitez de les programmer l’une après l’autre pour laisser aux participants le temps de récupérer. Si vous devez dépasser une heure (par exemple pour une session de planification), prévoyez de courtes pauses pour que les participants puissent se détendre et se ressourcer.

Mettez-vous dans le bon état d’esprit

Lorsque le rappel de votre réunion apparaît, arrêtez votre tâche en cours et prenez quelques minutes pour préparer votre esprit à se concentrer sur la réunion à venir. Buvez un verre d’eau, méditez, écoutez de la musique ou promenez-vous – tout ce qui vous donne de l’énergie et vous permet de participer sans distraction.

Conseils pour la réunion

Commencez par une petite conversation

Si vous prenez le temps d’établir un contact personnel, la réunion sera généralement plus efficace. Donnez le bon ton en parlant du week-end ou en demandant comment vont les gens avant de passer aux choses sérieuses.

Soyez un animateur actif

Donnez aux gens une raison d’allumer leur appareil photo en facilitant une conversation active où chacun a la possibilité de s’exprimer. Encouragez la participation en appelant les gens par leur nom. Le fait de changer fréquemment de vue, en passant du partage d’écran à la vue de la galerie puis aux projecteurs, peut également contribuer à maintenir l’attention des participants.

Soyez un participant engagé

Évitez le multitâche ou la navigation par onglets afin d’être aussi engagé et impliqué que possible. Montrez aux présentateurs que vous écoutez en utilisant les réactions de la réunion. Si vous ne voulez pas les interrompre, faites part de vos commentaires dans le chat de la réunion.

Respectez l’ordre du jour

Lorsque la conversation commence à dériver, engagez une communication procédurale pour vous recentrer sur l’objectif à atteindre. Proposez d’interrompre une discussion sans rapport avec l’ordre du jour et de la relancer hors ligne pour que la réunion reste sur la bonne voie.

Mettez l’accent sur l’inclusivité

Les femmes et les personnes de couleur ont tendance à subir des préjugés inconscients sur le lieu de travail, et les réunions virtuelles peuvent amplifier ces inégalités. Soyez attentif à qui parle et à qui on parle, et efforcez-vous de faire participer toutes les voix de manière égale.